Любой бизнес начинается с идеей, а продолжается неизбежной отчетностью перед государством. Сначала предприниматель пытается вести учет в таблицах или блокноте, но очень скоро понимает ограниченность такого подхода. Ошибки в цифрах стоят дорого, а налоговая инспекция не принимает оправдания о сбоях в формулах Excel.
Наступает момент выбора профессионального инструмента для наведения порядка в документах. Как правило, известная всем программа 1С Бухгалтерия становится первым и самым логичным вариантом для автоматизации. Однако новичку сложно сразу разобраться в форматах поставки этого софта. Давайте разберем три основных пути: покупку лицензии, аренду в облаке и полную передачу задач специалисту.
Классическая «коробка»: сам себе хозяин
Этот вариант подразумевает покупку вечной лицензии. Вы платите один раз, устанавливаете софт на свой компьютер или сервер и получаете полный контроль над базой данных. Никто извне не имеет доступа к вашим проводкам, если вы сами этого не захотите. Локальная 1С:Бухгалтерия отлично подходит тем, кто опасается за конфиденциальность или работает в местах с нестабильным интернетом.
Однако владение собственной программой накладывает определенные технические обязательства. Вам придется самостоятельно следить за сохранностью архивов и состоянием «железа».
Вот с чем придется столкнуться владельцу локальной версии:
- необходимость регулярного ручного обновления программы силами программиста;
- организация надежного места для хранения резервных копий базы;
- привязка к конкретному рабочему месту или сложная настройка удаленного доступа;
- риск потери данных при поломке жесткого диска или вирусной атаке.
Владелец коробочной версии платит не только деньгами, но и своим временем на администрирование. Если у вас в штате нет системного администратора, обслуживание может стать головной болью.
Облачная 1С: свобода и мобильность
Современный бизнес требует скорости, поэтому многие предприниматели отказываются от покупки «железа» в пользу аренды. Облачная 1С:Бухгалтерия работает через интернет в окне браузера. Вы не покупаете программу, а вносите ежемесячную абонентскую плату за доступ к сервису. Это похоже на подписку на музыку или кино, только для серьезных финансовых задач.
Главный плюс такого формата — отсутствие технических проблем. Обновления происходят автоматически, часто даже незаметно для пользователя, поэтому формы отчетности всегда остаются актуальными.
Преимущества работы в облачном формате очевидны:
- доступ к базе с любого устройства, будь то ноутбук, планшет или телефон;
- автоматическое резервное копирование на защищенные серверы провайдера;
- возможность быстро подключить к работе бухгалтера из другого города;
- экономия на покупке мощных компьютеров и серверов.
При этом вы полностью зависите от наличия интернета. Если сеть пропадет в день сдачи отчета, работа встанет. Также стоит учитывать, что в долгосрочной перспективе (за 3–5 лет) стоимость аренды может превысить цену коробочной лицензии.
Услуги живого бухгалтера: делегирование ответственности
Иногда предпринимателю вообще не хочется разбираться, как работает 1С:Бухгалтерия и какие кнопки там нажимать. В этом случае логичнее нанять приходящего специалиста или заключить договор с аутсорсинговой компанией. Здесь фокус смещается с выбора программного продукта на поиск надежного партнера.
Профессиональный бухгалтер обычно уже имеет собственную лицензию на 1С:Бухгалтерию или работает в облаке. Ваша задача сводится лишь к передаче первичных документов — чеков, накладных и выписок. Всю рутинную работу по вводу данных и формированию деклараций берет на себя нанятый профи. Это освобождает массу времени для развития бизнеса.
Однако такой подход требует высокого уровня доверия. Вы теряете оперативный контроль над ситуацией и видите результат только в момент подписания отчетов. Если специалист заболеет или внезапно пропадет, восстанавливать учет придется долго и дорого. Кроме того, база данных часто хранится на ресурсах исполнителя, и забрать ее при расторжении договора бывает проблематично.
Выбирать формат нужно исходя из ваших ресурсов и привычек. Если есть свой сисадмин и офис — берите коробку. Нужна мобильность и легкий старт — подключайте облако. А если цифры вызывают тоску, доверьте 1С:Бухгалтерию живому профессионалу, но обязательно пропишите условия доступа к вашей базе.